1. در هنگام خرید کمد بایگانی اداری باید برای جلوگیری از رطوبت و قلیایی شدن روی زمین خشک قرار گیرد و همچنین از تماس با مایعات اسیدی و قلیایی برای جلوگیری از خوردگی کابینت خودداری شود. در هنگام قرار دادن کمد بایگانی در دفتر نیز باید به قرار دادن آن به آرامی و حفظ فاصله مشخص از دیوار برای جلوگیری از آسیب به سطح کابینت توجه شود.
2. اگر هوا مرطوب است، می توانید مقداری خشک کننده را برای رطوبت زدایی در بایگانی قرار دهید. اگر فایل ها یا کتاب های قرار داده شده در بایگانی حجم نسبتا زیادی دارند، سعی کنید برای دسترسی آسان به کتاب ها، آن ها را در پایین کابینت قرار دهید. هنگام باز و بسته کردن درها و کشوهای کابینت باید به آرامی باز و بسته شوند تا از ضربه شدید جلوگیری شود.
3. کابینت بایگانی باید به طور مرتب تمیز شود. ابتدا آن را با یک ماده تمیز کننده پاک کنید و سپس آن را با یک پارچه خشک پاک کنید.
